初めての方でも安心！スムーズな翻訳発注のための完全ガイド
はじめに
「翻訳を依頼したいけど、何を準備すればいいか分からない…」
「翻訳会社に問い合わせるのは、なんだかハードルが高い…」
「必要な資料が揃っていないと、断られるのでは？」
こんな不安を感じていませんか？
ご安心ください。翻訳の依頼に、特別な準備は必要ありません。
実は、翻訳会社への問い合わせは、思っているよりずっと簡単です。この記事では、翻訳業界20年超えのプロが、「あれば助かる資料」「なくても全く問題ない資料」を明確に区別してご案内します。
この記事を読めば： – 翻訳依頼に必要な資料が分かる、「これがないと依頼できない」という誤解が解ける。といったことから、準備の優先順位が明確になる、スムーズに見積もりを取得できる、 翻訳会社とのやり取りが楽になる、ということまで、わからなかったモヤモヤ感がすっきりするでしょう。
結論を先にお伝えします！
翻訳を依頼するのに最低限必要なのは、「翻訳したい原稿」だけです。他の資料は「あれば助かる」程度で、なくても全く問題ありません。
と、ここで記事が終わってしまいそうですが、もう少し詳しく、実務的な準備の進め方をご案内しますので、ご一読いただけると幸いです。
1. 翻訳依頼に「絶対に必要」な資料
翻訳したい原稿(必須)
これだけあればOK！
翻訳の見積もりや発注に、絶対に必要なのは、まさに「翻訳したい原稿」だけです。
形式は問いません：
たとえば、Word（.docx, .doc）、 Excel（.xlsx, .xls）、PowerPoint（.pptx, .ppt）、PDF 、テキストファイル（.txt）、画像ファイル（.jpg, .png）、InDesign、Illustrator等のデザインファイル、ウェブサイトのURLなど。(これら以外のものでもぜひご遠慮なくご相談ください。)
完成していなくても大丈夫：
「まだ編集中」でもOKです。「レイアウトが崩れている」でも、「手書きのメモ」でも大丈夫です。
機密文書でも安心：
仮のサンプル（一部）だけでも見積もりは可能です。秘密保持契約（NDA）を締結してから全文をお送りいただいても大丈夫です。
2. あれば役立つ資料リスト
（優先度ABC順）
しかし、「原稿だけ」と言われても他に渡したい資料や伝えたいことがあるのだけれど、、という場合でもご安心ください。参考になる資料や情報が多いほど、見積や納期見通しの精度が高まります。
ここからは、翻訳会社にとって「教えていただけると」とてもありがたい内容につき、三つの優先順位(A, B, C)に分けて、ご案内します。
A. 見積もりの精度が上がる情報・資料
まず優先されるのは、費用に関する情報です。
① 翻訳の目的・用途
「用途」や「目的」を伝えると、必要な「翻訳の品質レベル」がわかります。
たとえば、
【社内資料】: 大意が分かればOKといった、「コスト重視」。
【顧客向けマニュアル】: 正確さと分かりやすさが必要な、「品質重視」
【契約書】: 法的な正確性が必須。専門翻訳者が必要になる「高品質」「高コスト」
伝え方の例:
「社内の参考資料として使いたい」
「製品マニュアルとして顧客に配布する」、「ウェブサイトに掲載する」
「展示会で配布するパンフレット」、「法的な契約書として使用する」
もちろん、用途が不明な場合は、翻訳会社側が確認するのが通常です。
② 納期の希望
納期によって、対応可能な翻訳者や料金が変わる場合があります。
たとえば、
【通常納期】: もちろん翻訳分量によりますが、1週間〜2週間 → 「標準料金」があてはまります。
【特急】: 当日もしくは、2・3日→ 「特急料金」（20～50%増）になるのが通常です。
【余裕あり】: 1ヶ月以上→ 猶予による割引の可能性 (それぞれの翻訳会社にご相談ください。)
伝え方の例:
「できれば○月○日までに欲しい」
「急いでいる」、「特に期限はない」など。
とくに希望を伝えない場合は、標準的な納期（分量に応じて1-2週間程度）を基準とした見積もりが出てきます。
③ 予算感
予算に応じて、最適なプランのご提案が可能になります。
たとえば、
【予算が限られている】: AI翻訳 + ポストエディット (または、重要な部分だけプロ翻訳、それ以外は簡易翻訳)
【品質重視、予算は柔軟】: 専門翻訳者 + ダブルチェック → 「品質」としてはとても安心できる設定になります。
伝え方の例:
「予算は○○円程度を想定している」
「できるだけコストを抑えたい」や、逆に「品質重視で、予算は柔軟に対応できる」など。
予算感がわからない場合は、一旦は、標準的な見積もりとなり、予算に応じた調整案が提示されます。
B. 翻訳品質が上がる資料
つぎに優先されるのは、最初にあれば「品質」を上げやすい資料や情報です。
① 既存の翻訳
もし過去の翻訳があれば、必要に応じて、用語やスタイルを参照して、確認することができます。
たとえば、
【既存のマニュアルの英語版】: 頻出する「用語」などを参照し、再出した場合に表現を揃えて、新バージョンを翻訳します。
【過去の製品カタログの訳】: 同じトーン＆マナーで新製品カタログを翻訳します。
これらのものが無い場合でも、初回の翻訳内容は「翻訳メモリ」として保存され、次回以降は揃えることが可能となります。
② 用語集・専門用語リスト
お客様の独自の製品名、サービス名、専門用語を正確に合わせることができます。(①よりも精度が上です。)
ExcelやWordで作られた「日本語 | 英語」の2列での表形式(対訳) のものなどがあれば、翻訳会社に使わせるべき「用語」を指定できます。
たとえば、以下の用語の対訳がわかると、表現を統一して揃えることが可能です。
【製品名】: 「○○システム」→ 「○○ System」（「システム」をそのまま翻訳して問題ないとの判断ができます。）
【専門用語】: 「検査装置」→ 「inspection equipment」（社内合意の、一意として統一された訳）。
もし無くてもご安心ください。最初は翻訳者が一般的な訳を使用してご提案いたします。納品後に、用語集を作成することも可能です。
③ ほか、参考資料
翻訳する際、製品や業界の背景を理解できる参考資料があると、より適切な翻訳ができます。
たとえば、
【製品の写真・カタログ】:製品の構造を理解し、適切な専門用語を選択するのに役立ちます。
【業界の標準文書】または【競合の類似文書】: 業界慣習に沿った表現や、競合他社の表現を参考にすることができます。
たとえ、これらの参考資料が無くても、専門分野の翻訳者の知識と経験で対応いたします。
C. 作業がスムーズになる資料
3つ目は、翻訳を始める際、翻訳会社が必ず意識する「様式(スタイル)」に関するものになります。
① スタイルガイド・表記ルール
様式に関するガイドラインがあると、お客様の「表記ルール」に完全に沿った翻訳ができます。
たとえば、
【数字の表記】: 「カンマまたはスペースを置く」や、「全角・半角を使い分ける」などの外見ルールがあったりします。
【敬語の作法】: 「です・ます調」「である調」など、文の格式・格調に関するルールも統一する必要があります。
【つづり方の作法】: 細かい内容ですが、たとえばアメリカ英語とイギリス英語では、スペルの違いや語法の違いがあります。
これらの指定が無い場合でも、一般的な表記ルールで翻訳いたします。納品後、調整することも可能です。
② レイアウト・デザインの指定
これは、「翻訳」のあとの工程になります。もし、翻訳会社がレイアウトやデザインを行なう場合、必要に応じてあらかじめ翻訳テキストの長さを調整することが可能になります。一度、翻訳してから実際のレイアウトに合わせて長さを調整するよりも、はるかに効率的です。
たとえば、
【パンフレット】: デザインを維持したまま翻訳することが可能です。レイアウトDTP込みの費用を見積もることができます。
【契約書】: 通常の「契約書」のように、文字のみのシンプルな流し込みで、レイアウトが不要なものは「翻訳費」のみの見積となります。
文書のPDFがあれば、レイアウトデザインの要不要が判断できます。翻訳のみ、またはDTP込み、両方の見積もりを提示いたします。
3. 「問い合わせ」に関する不安 FAQ
実際、翻訳会社に初めて相談するのには、不安が残るものです。これまでの内容に即して、Q&Aを用意してみました。疑問に感じる質問事項を開いてみてください。
原稿が編集中でも全く問題ありません。
- 「まだ最終版ではない」原稿でも見積もり可能
- 「レイアウトが崩れている」でもOK
- 「一部だけ」でもサンプルとして見積もり可能
実例： 「製品マニュアルを作成中です。完成は来月ですが、先に翻訳の見積もりを取りたい」→ 現時点のドラフトで見積もりを出し、完成後に正式発注
用語集がなくても、プロの翻訳者は適切な訳を選びます。
- 翻訳者は専門知識と経験を持っている
- 一般的な専門用語は正確に翻訳できる
- 納品後、用語集を作成することも可能
実例： 「用語集はありませんが、医療機器の取扱説明書を翻訳したい」→ 医療機器専門の翻訳者が担当し、高品質な翻訳を納品。納品と同時に用語集も作成し、次回以降の翻訳で活用します。
予算を伝えなくても、見積もりは取得できます。
- まず標準的な見積もりを提示します。
- 予算に応じて、調整案もご提案いたします。
実例： 「予算は未定ですが、まず見積もりが欲しい」→ 標準プランで見積もりを提示。「予算が○○円の場合、このような調整が可能です」と複数案をご提案。
少量でも全く問題ありません。
- 1ページ、数行でもOK。
- 「最低料金」が設定されていることはあるが、断られることはありません。
実例： 「契約書の一部（2ページ）だけ翻訳したい」→ 対応可能です。最低料金が適用される場合もありますが、明確に提示いたします。
翻訳会社には、様々な専門分野の翻訳者がいます。
- 場合によっては、「文書翻訳」のみとか、「映像翻訳」専業など、制約を設けている翻訳会社もあります。
- どうしてもご対応できない場合は、正直にお伝えします。
実例： 「非常にニッチな医療機器の翻訳ですが…」→ 「医療機器専門の翻訳者がおります。対応可能です。」といった回答や、または「この分野は専門外です。○○翻訳会社をご紹介します。」といった対応も、まれにあったりします。
4. 翻訳依頼の実践ステップ
「原稿だけあればOK」「用語集がなくても大丈夫」——ここまで読んで、いくらか安心していただけたでしょうか？
でも、こんな疑問が浮かんでいるかもしれません。
「で、実際どうやって問い合わせればいいの？」「メールに何を書けばいいの？」
「見積もりが来たら、どう返事すればいいの？」
分かります。「依頼の仕方」が分からないと、結局ハードルが高く感じてしまいますよね。
でも、大丈夫。この章を読めば、迷うことはありません。
翻訳の依頼は、実はとてもシンプルです。ステップは7つだけ。しかも、あなたがアクションを起こすのは、最初の問い合わせと最後の確認だけ。間の作業は、翻訳会社がすべて進めてくれます。
「こんなに簡単なんだ！」と実感していただけるはずです。
さあ、実際の流れを見ていきましょう。
必要なもの： 1. 翻訳したい原稿（ファイルまたはURL）
できれば準備： 2. 用途（「社内資料」「顧客向け」等） 3. 希望納期（「○月○日まで」「特に急ぎでない」等）
これだけでOK！
問い合わせ方法： 利用頻度の多い順で、「メール」「お問い合わせフォーム」または「電話」
記載内容（テンプレート）：
件名: 翻訳の見積もり依頼
お世話になります。
○○株式会社の△△と申します。
以下の翻訳について、見積もりをお願いできますでしょうか。
【翻訳内容】
・原稿: 添付ファイル（または「製品マニュアル、約50ページ」等）
・言語: 日本語 → 英語
・用途: 顧客向けマニュアル（または「社内資料」等）
・希望納期: ○月○日まで（または「特に指定なし」）
・その他: （あれば）
よろしくお願いいたします。
これだけで十分です！
翻訳会社から、追加で必要な情報があれば質問が来ます。
翻訳会社から届く内容： 「翻訳料金・納期 ・お支払い条件」 または、 「（必要に応じて）追加の質問」
不明点があれば質問してOK：「この料金は何が含まれていますか？」や、「納期を早めることは可能ですか？」、「予算が○○円なのですが、調整可能ですか？」など
発注方法： – メールで「お願いします」と返信すると、「発注書（翻訳会社が用意する場合）」に記入 または、口頭（電話）での指示もOK
発注時に確認すること： 1. 納期 2. 料金 3. 支払い方法 4. 納品形式（Word、PDF等）
これで発注完了！
まとめ : 翻訳の依頼は、思っているより簡単！
翻訳依頼に必要なもの（再確認）
絶対に必要： 1. 翻訳したい原稿
以上！
あれば助かる（なくてもOK）： 2. 用途 3. 希望納期 4. 予算感 5. 既存の翻訳 6. 用語集 7. 参考資料 8. スタイルガイド 9. ターゲット読者の情報 10. レイアウト指定
翻訳依頼の3ステップ
- ステップ1: 原稿を準備（5分）
- ステップ2: 翻訳会社に問い合わせ（5-10分）
- ステップ3: 見積もりを確認、発注（5分）
合計15-20分で完了！
よくある不安（すべて杞憂です）
- ❌ 「原稿が完成していないと依頼できない」→ ○ 編集中でもOK
- ❌ 「用語集がないと正確な翻訳ができない」→ ○ なくても高品質
- ❌ 「予算が分からないと見積もりを取れない」→ ○ 予算不明でもOK
- ❌ 「少量だと断られる」→ ○ 1ページでもOK
- ❌ 「専門分野すぎて対応できない」→ ○ 専門翻訳者がいます
最初の一歩
「翻訳を依頼したい」と思ったら、まずは気軽に問い合わせてみてください。
必要なのは「原稿」だけ。
あとは、翻訳会社がサポートします。 私たちは、初めて翻訳を依頼される方を全力でサポートします。「こんなこと聞いていいのかな…」という質問も大歓迎です。
ご依頼でお悩みの方は、どのようなことでも、ぜひ一度ご相談ください。
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